Fem grep skiller konferansen folk gjennomfører fra den de snakker om etterpå — og de handler mest om planleggingen, ikke om budsjettet.

De Bergenske har seks hotell i Bergen sentrum, alle innenfor gangavstand av hverandre. Vi arrangerer møter og konferanser hver uke gjennom hele året, og de fem grepene under er de vi ser går igjen når noe fungerer spesielt godt.Enten du skal samle kollegaer til et strategimøte, invitere kunder til en presentasjon eller arrangere en større konferanse, er målet det samme: Deltakerne skal sitte igjen med en god opplevelse, et tydelig budskap og følelsen av at rammene rundt arrangementet var gjennomførte og profesjonelle.

1. Start planleggingen med ankomstdagen

Det første du bør bestemme er ikke programmet, men når deltakerne faktisk er i rommet. Bybanens linje 1 går fra terminalbygget på Bergen lufthavn Flesland og bruker rundt 45 minutter inn til sentrum. Flybussen bruker rundt 30.

Legg til bagasje og litt slark, og de som flyr inn samme morgen er sjelden klare før halv elleve. Kommer de kvelden før, får du en full første dag — og en middag, som ofte er der de beste samtalene skjer.

Det kan være lurt å regne på hva den ekstra natten koster mot hva en halv programdag er verdt. For konferanser med tilreisende deltakere er svaret som regel ganske tydelig.

Send forespørsel

2. Bestem oppsettet før du bestemmer rommet

Romoppsettet avgjør hva slags møte du får. Det samme rommet tar gjerne dobbelt så mange i kinooppsett som i U-form, og et rom som er riktig for en presentasjon er ofte feil for en workshop.

Bestem derfor hva som skal skje i rommet først. Skal noen presentere for mange, eller skal tjue personer bli enige om noe? Svaret på det spørsmålet gir deg oppsettet, og oppsettet gir deg rommet.

Oppsett

Passer til

Tommelfingerregel

Kino

Presentasjon til mange

Flest plasser. Gjør det vanskelig å få i gang diskusjon.

Klasserom

Kurs der deltakerne skal notere

Rundt halvparten av kinokapasiteten.

U-form

Diskusjon og beslutninger

Fungerer opp til rundt 20–25 personer.

Kabaret

Gruppearbeid vekslet med plenum

Rundt en tredjedel til halvparten av kino.

Styrerom

Møter opp til rundt 12 personer

Ett fast bord, ingen omrokering.

Kapasiteten i våre møterom: [ SLOTT — tabell med rom, kvm og antall per oppsett ]

Matservering under konferansen skreddersys etter behov

3. Legg de tunge øktene før lunsj

Konsentrasjonen faller merkbart den første timen etter et tungt måltid. Økten du legger klokken 13 er som regel den du får minst ut av, uansett hvor god foredragsholderen er.

Legg derfor beslutninger, workshops og alt som krever at folk tenker, i formiddagen. Og hold lunsjen lett og kort — en lang buffet gjør ettermiddagen dårligere enn den trengte å være.

Mange setter også pris på å komme seg ut av huset midt på dagen. I Bergen sentrum kan du ta gruppen med til en restaurant i stedet for å servere innendørs, og ettermiddagsøkten starter med et publikum som har flyttet på seg. [ SLOTT — nevn to–tre av restaurantene med gangavstand ]

4. Bruk hele byen, ikke bare ett rom

De fleste konferanser holdes i ett lokale fordi alternativet vanligvis betyr busser og ventetid. I Bergen sentrum trenger du ikke det. De seks hotellene våre — Bergen Børs Hotel, Grand Hotel Terminus, Villa Terminus, Zander K Hotel, Skostredet Hotel og Heimen Hotel — ligger alle innenfor gangavstand av hverandre.

Det betyr at du kan legge plenum i ett hus, gruppearbeid i et annet og middag i et tredje. Deltakerne får luft mellom øktene, byen blir en del av programmet, og ettermiddagen møter et publikum som har vært utenfor.

Og ja — det kommer til å regne. Derfor bør du holde forflytningene korte og aldri legge dem på kritisk sti i programmet. Med fem minutters gange og paraplyer i resepsjonen blir været en detalj i stedet for en krise klokken 13.

5. Spør hva dagpakken faktisk inneholder

En dagpakke er en fastpris per deltaker per dag som normalt inkluderer møterom, to kaffepauser og lunsj. Hva som ligger utenfor pakken varierer mellom leverandører, og det er der prisforskjellene oppstår.

fem spørsmål avgjør som regel sluttregningen:

• Koster grupperom ekstra, eller er de inkludert?

• Er teknisk utstyr inkludert, eller leies det inn?

• Hva er avbestillingsfristen, og hva skjer med prisen hvis antallet går ned?

• Er prisen per person eller per rom, og finnes det et minsteantall?

• Er lunsj og kaffe inkludert i prisen?

Be om svarene skriftlig før du sammenligner tilbud. To dagpakker til samme pris kan inneholde helt ulike ting.

Dagpakke hos De Bergenske starter på [ SLOTT — fra-pris ] per person. Døgnpakke med overnatting starter på [ SLOTT — fra-pris ].

Planlegger du en konferanse i Bergen?

Send oss dato og omtrentlig antall deltakere, så foreslår vi lokaler som passer programmet ditt.

Send forespørsel

Møte- og konferanselokaler med overnattingsmuligheter i Bergen Sentrum

Bergen Børs Hotel har byens beste beliggenhet, midt på Vågsallmenningen og med utsikt til både Fisketorget og Bryggen. Dette er det perfekte utgangspunkt for eksklusive møter – med kort vei til de kreative aktivitetene i pausen.

Kombiner gjerne møtet med nøye utvalgte viner og smakfulle snacks på nyåpnede Speilbaren i den storslåtte Speilsalen. Eller dere kan spise lunsj i elegante og historiske Frescohallen.

Her booker du møterom

Grand Hotel Terminus ligger like ved Bergen Jernbanestasjon og har rom for alt fra de små møtene og workshops til store konferanser. Hotellet har topp kvalitet på teknisk utstyr, lyse lokaler og tilgang til en grønn hage.

Her finner du alle møterom

Zander K Hotel ligger så å si vegg i vegg med Grand Hotel Terminus. Zander K er et urbant hotell hvor du kan samle avdelingen eller firmaet til konferanser og kurs. Vi tilbyr også en kul matbar med gode drinker.

Book møterom på Zander K her

Grand Bergen er et ærverdig lokale som ligger midt i Bergen sentrum. Her har du kort vei til både Festplassen og Torgallmenningen, og ellers byens kulturliv. Grand Bergen er perfekt for både store og små arrangementer, og vi kan ta imot alt fra samlinger på 20 personer og opptil 500 deltakere. Vi kan tradisjon, vi kan fest og vi kan konferanse.

Se alle møterom på Grand Bergen